Comunicación constante con tu equipo de trabajo, jefes o empleados

communicationLa comunicación es una de las herramientas más importante en toda relación interpersonal. Cuando tu trabajo es a distancia el factor comunicación adquiere otro significado porque debes optimizar lo más que puedas tu tiempo, horarios, herramientas y comunicación con tus empleados, clientes o jefes.

Tengo varios años administrando personas alrededor del mundo, comunicándome con ellas a través de correo electrónico, skype, chat, twitter, herramientas administrativas para tener un control de pagos y seguimientos de tareas. La comunicación no es fácil, aveces se pasan los días, tenemos distractores, no hemos logrado comunicarnos por pendientes y resulta que tus empleados, jefes o clientes pueden creer que no te importa.

Comunicación efectiva a distancia

Voy a plantearte algunos casos que me han tocado resolver y que he visto cómo otras personas a mi alrededor los han resuelto. En cuanto a comunicación a distancia existen factores muy complejos que debemos considerar como: la cultura, los horarios, el mercado laboral, estilo de vida, entre otras. Todo esto afecta tu relación con otras personas a distancia es necesario que tengas un conocimiento general de ellos.

Relación administrador de proyecto y el freelancer: cuando trabajas con un freelancer a distancia es importante que la comunicación sea periódica. Puedes establecer una reunión a la semana para revisas sus avances o si el proyecto dura poco tiempo, entonces puedes elegir un canal en donde se mantengan conectados todo el día por cualquier consulta.

Relación jefe y empleados a distacia: muchas de las empresas a distancia buscan la dinámica de trabajar bajo objetivos, para que tengas claro cuáles son tu tareas y en cuanto tiempo debes tener resultado. Si no utilizas tu tiempo adecuadamente, eso se notará en los resultados. Sin embargo, es bueno que si tu trabajo no puede visualizarse, mantengas informado a tu jefe o equipo de trabajo para que no existan confusiones.

Relación proyecto y freelancers: cuando trabajas como freelancer para un proyecto es importante que tu comunicación con los encargados sea continua. Como freelancer debes recordar que a quien le interesa trabajar es a ti y no puedes quedarte senado esperando a que se te de el trabajo, aveces en este medio se puede ser proactivo y aportar nuevas ideas al proyecto, mostrarle al encargado del proyecto que te interesa mucho lo que haces.

Buena comunicación y actualización: en toda relación lo más importante es la comunicación y con el tiempo se genera la confianza. Muchos consideran que por la confianza no deben comunicarse contantemente, pero recordemos que al trabajar a distancia aveces se pierden los detalles del trabajo, por ello mantener al tanto y actualizado a tu jefe o equipo de trabajo nunca estará de más. Recuerda que al final, todo ello respalda tu trabajo a la hora de procesos y resultados.

Problemas de mala comunicación

La mala comunicación simplemente genera muchos conflictos en cuestiones profesionales. Es importante tomar en consideración que cuando se trabaja a distancia es elemental saber seguir instrucciones pero sobre todo, ser proactivos y mantener informado a nuestro equipo, jefe o clientes sobre lo que estamos haciendo. No es necesario un reporte diario de las actividades, pero por lo menos uno periódico para que el proceso no se pierda.

Recordemos que las percepciones siempre serán subjetivas y resulta difícil que alguien piense en las complicaciones de la otra persona, por lo regular se piensa desde adentro interpretando que si alguien no se ha comunicado o no se ven resultados es porque no le interesa o no está trabajando. Claro como todo existen excepciones pero es por ello que debemos tomar la iniciativa de comunicarnos más e informar sobre el proceso de trabajo y los resultados.

¿Cómo comunicas tu proceso de trabajo?

Las dinámicas de comunicación dependen mucho del proyecto, persona o equipo con el que se esté trabajando. No existen fórmulas que garanticen la buena comunicación pero sí existen dinámicas que pueden ayudarnos. Es por ello que dejo el espacio de los comentarios para que me compartan la forma, herramientas, dinámicas que utilizas para comunicarte y sigamos con este diálogo.

Stephanie Falla Aroche @stephaniefalla
Editora de Maestros del Web, autora de artículos relacionados con tecnología web, periodismo digital, comunicación y las tendencias relacionadas al internet. Productora y presentadora del vídeoblog 120Segundos. Licenciada en Ciencias de la Comunicación imparte cursos sobre periodismo digital y nuevas tecnologías a nivel universitario.

De normal me parecen muy interesantes los articulos, pero este en concreto creo que no me ha aportado nada que ya no supiera, igualmente gracias por el post

david
27/07/2009

mencionaste sobre herramientas para llevar el control de pagos. Cual utilizar tú?

@Toni, en realidad era compartir la importancia de la comunicación en la que muchas veces tenemos problemas al trabajar a distancia, si no te aportó nada, seguro habrán otros temas en los que si podamos dialogar. Saludos!

@David, durante mucho tiempo utilicé
Basecamp para llevar un record de pagos y control de tareas. También utilice
Highrisehq este último muy sencillo y me gustó mucho. ¿Conoces alguno otro?

Para mí lo imprescindible para comunicarte con alguien en ámbito de trabajo es el teléfono, lo reservaria para casos urgentes o importantes, pero tener el teléfono de la otra persona y viceversa es primordial, siempre sabes que te queda una alternativa; para el uso rutinario hoy en día existen fantásticos medios de comunicación como Skype, que gracías al último vídeo de “Mejorando la Web” descubrí todo de lo que es capaz, funciones que ni imaginaba y que ya he probado y me han sido muy útiles como compartir pantalla, pero como dices la comunicación debe ser periodica, si estubiera las 24 horas chateando no avanzaría nada, se tiene abierto para las dudas que puedan surgir. Para realizar reuniones y recogida de ideas en masa considero más cómodo realizar una especie de sitio en la web con un pequeño chat y una especie de bloc de notas editable en tiempo real donde se recojan las ideas y conclusiones de la reunión y queden guardadas y organizadas, me encanta esa cosa cutre pero útil.
La conclusión es que hay que comunicarse lo justo pero lo suficiente para conseguir un verdadero objetivo de equipo, saludos

Luis Alvarez
27/07/2009

lo mas importante de la comunicación para mi además de saberse expresar y trasmitir las ideas y como con mis contactos laborales me comunico por msn o por skype ( que claro está prefiero el segundo) entonces siempre la comunicacion por chat no sea lo suficiente mente acertiva, por lo tanto prefiero usar la confenrencia de voz
saludos

Una de las cosas que se debe hacer como freelance es mostrar el avance del projecto que uno este llevando acabo, y si a uno se le ocurren ideas innovadoras hacerselas saber al lider del projecto.

Me pareció muy bueno el artículo Stephanie. Si bien son cosas básicas, no siempre son tan evidentes o, aunque las conozcamos, no siempre las tenemos tan en mente.

De hecho leyéndolo, descubrí que la razón de haber perdido a un cliente hace unos años, fue esa: la falta de comunicación. Gran descubrimiento.

Gracias!

A todos les parecio mal menos ami, ahora me siento culpable, jeje

Si, la gran mayoría de los artículos que publicáis me son de mucha ayuda, gracias nuevamente

jlbautista
28/07/2009

Saludos Sthephanie.
Así sea un grupo de trabajo de miles de personas, como solo tú y un cliente, en algún momento vas a necesitar comunicar ‘algo’ (duda, idea, reclamo, sugerencia…)

En mi entorno ‘corporativo’ manejamos una herramienta TEAM q complementa la plataforma de desarrollo. Esa herramienta nos permite modificar, bloquear archivos mientras, sitios para subir archivos y notificarlos a los demás, privilegios a los usuarios, etc etc.
Creo q es una gran alternativa q hasta ahora nos ha resultado bastante bien, auxiliándonos de la facilidad de uso de Live Messenger o Skype. Twitter es una gran opción, solo q aqui todavia hay gente q no ‘le ve el caso’ de usar el servicio.
Estuve probando tmb Edmodo (http://www.edmodo.com/) para mi ambiente de trabajo en el salón de clases, y creo q puede ser una alternativa.

Si de colaboración y trabajo en equipo se trata, creo q Google Wave transformará el modo en q visualizamos hoy todo esto. Solo espero q logre las expectativas q se ha creado por si mismo.

Un abrazo a todos por aca.
Seguimos…

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