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11.10.2007
Consejos para administrar tu tiempo en el desarrollo de proyectos web
Si te han encargado un proyecto y eres el coordinar del mismo o deseas realizar tu propio proyecto, el uso de determinadas habilidades relacionadas con la gestión de proyectos, será de gran utilidad para el logro de tus objetivos.
Meri Williams, experta en la gerencia de proyectos, describe en Effective Project Management for Web Geeks, una versión minimalista de la Guía PMBOK del Project Management Institute. Este artículo detalla los principales lineamientos de su modelo de gestión eficaz para proyectos en la Web.
Tener habilidades básicas de gestión de proyectos se está convirtiendo rápidamente, en un requisito para los profesionales web, a partir de que cada vez más, los clientes desean una solución completa a sus necesidades. A menudo, el uso de estas habilidades es lo que distingue un proyecto exitoso, de uno destinado al fracaso.
¿Qué es la gestión de proyectos?
El PM, “Project-Management”, es lo que necesitas hacer para que un proyecto se realice a tiempo, dentro del presupuesto, con el alcance y la calidad requeridos.
¿Qué no es gestión de proyectos?
Williams señala que no es un reemplazo para la productividad personal. El P.M. es todo lo que está relacionado con cómo se realiza el proyecto, cómo se completa el trabajo, que es necesario hacer para que el proyecto se concrete.
El confundir la productividad personal con el P.M. -agrega- es un error muy común con proyectos pequeños, donde el encargado del mismo también se ocupa de la realización de muchos de los trabajos.
Ciclo de vida en la gestión del proyecto
Comprende las siguientes fases:
- Comienzo del proyecto (inicio).
- Realización del mismo (planificación, ejecución y control).
- Terminación (cierre), una vez satisfechas las expectativas del cliente y recibido el pago.
Dice Williams, que si bien la mayor parte del tiempo y del esfuerzo corresponde a las fases de ejecución (completar las tareas) y de control (cuidar que todo esté correcto), éstas no son las más importantes, aunque muchos así lo crean.
Las fases más importantes del proyecto son inicio, planificación y cierre.
¿Por qué es tan importante el inicio?
El inicio es el momento en que se hace el contrato con el cliente, se resuelve el por qué del proyecto, qué es lo que se intenta alcanzar, y qué define el éxito del mismo.
Los proyectos que se inician correctamente tienen más probabilidades de tener éxito que los que no.
Es importante aclarar, desde el principio, cuáles son las expectativas y los objetivos; y definir los criterios de éxito. En esta etapa, se establecen también los plazos y compromisos.
¿Por qué es importante la planificación?
Algunas de las razones son:
- Para comprender mejor las necesidades que deben ser alcanzadas.
- Para identificar dependencias.
- Para comunicarse con el cliente.
- Para establecer colaboración entre los miembros del equipo.
Se puede planificar, detalladamente, el trabajo de mañana, pero es imposible e innecesario planificar en detalle, un proyecto entero, desde el principio. En esta etapa, es importante identificar quién va a estar implicado con el proyecto, de ambas partes (quién estará en tu equipo) y en el lado del cliente (con quién tratarás y quién recibirá tu trabajo).
¿Cuándo y cómo se cierra el proyecto?
Los proyectos web no terminan cuando el sitio está en línea. No estará acabado hasta que tu cliente no exprese su acuerdo. Es otra razón por la que es tan importante definir los criterios de éxito, en la fase de inicio. Por lo tanto, el cierre de un proyecto necesita:
- En primer lugar, demostrar que has resuelto los criterios de éxito.
- En segundo lugar, obtener el acuerdo de tu cliente, en relación a que has resuelto dichos criterios.
- En tercer lugar, cerciorarte de que el futuro del producto que desarrollaste está asegurado.
Si vas a ocuparte de la asistencia y mantenimiento, deberás acordar un nuevo contrato, si es que no ha sido contemplado con anterioridad. Si va a ser entregado a otro equipo, tendrás que cerciorarte de que tengan el entrenamiento y la documentación que necesitan.
Si el ciclo de vida del proyecto parece tan sólo sentido común, ¿Por qué -se pregunta Williams- muchos proyectos se retrasan, se quedan sin presupuesto, o no tienen el alcance y la calidad deseadas?
¿Es la gestión del proyecto un trabajo arduo?
En realidad, -responde- prestar atención a las diversas fases de un proyecto no es arduo e incluso no requiere mucho tiempo. Sin embargo, hay dos opiniones por las que la gente no les da la debida atención:
La primera opinión es que el P.M. distrae del “trabajo verdadero”. Lamentablemente, sin el P.M. apropiado el “trabajo verdadero” puede ser hecho en vano, hasta puede que luzca bien, pero si no sirve será incorrecto.
La segunda opinión es que el P.M. demanda mucho tiempo. Esto puede ser verdad, si intentas hacer todo lo que demanda el P.M. tradicional. Recomienda buscar un equilibrio entre la “ciencia” del P.M. (qué te dice que hagas) y el “arte” de la gestión de proyectos (qué necesitas realmente hacer).
Herramientas esenciales para lograrlo
Documento de Inicio:
Es la herramienta más importante de la fase de inicio del proyecto. Consiste en un documento que resume brevemente el por qué del proyecto. Este documento complementa, pero es independiente del contrato que firmas con tu cliente. Asegura que cada uno tenga en claro el propósito del proyecto desde el comienzo. Es mucho más corto que un contrato típico.
¿Qué necesita especificar el documento de inicio?
Básicamente:
- El objetivo del proyecto (qué se intenta alcanzar).
- Los deliverables claves (cómo se va a alcanzar el objetivo).
- El análisis del proyecto (por qué se hará de ese modo).
También se deben incluir las competencias, los plazos y los criterios del éxito. Este documento debe tener un máximo de dos páginas. Debe ser convenido con el cliente. En caso de tener que tomar decisiones difíciles en el curso del proyecto, puede ser de gran utilidad remitirse a los objetivos y criterios de éxito originales.
Plan del Proyecto:
Puede (y probablemente deba) tomar diferentes formas, dependiendo del momento del proyecto. Inicialmente un documento simple del texto puede ser suficiente.
Más adelante, puedes necesitar un calendario apropiado, probablemente en la forma de un diagrama de Gantt.
¿Cuáles son las pautas que debe incluir la planificación?
- Dividir el plan en partes, no tareas: Es muy difícil medir cómo se completó una tarea, mientras que una parte; se hizo o no se hizo.
- Fragmentar las partes en porciones más pequeñas que se puedan seguir bien, para programar las entregas.
- Asignar cada mini-parte a una persona, que será la responsable de su realización.
- Reflejar el nivel de autoridad del plan en el formato. Cerciorarse de que la ejecución del plan es posible en los tiempos que se estipulan.
Plan de Gestión de Riesgos:
Todo emprendimiento tiene riesgos, para manejarlos es necesario identificarlos y alinearlos por probabilidad y severidad.
Hay que crear un plan para ocuparse de los riesgos probables y severos, determinar cómo identificar si un riesgo se hace real, de modo que se puedan poner en marcha los planes de contingencia. Debe ser compartido con tu cliente, quien deberá saber que planeas hacer, si algo falla.
Lista de Edición:
Se refieren a los problemas del proyecto en sí mismo. Puede tener tantos campos como sea útil. Por ejemplo: fecha del problema, descripción, estado, solución, fecha de resolución, etc.
Balance del Cuadrante:
Es una herramienta muy útil cuando hay peticiones adicionales de modificación de alguno de los factores. Hay cuatro factores que se balancean en cualquier proyecto:
- Tiempo
- Coste
- Calidad
- Alcance
- Ponerse en el lugar del cliente para lograr tus objetivos
- Los beneficios de escribir en internet y para otros sitios web
- El arte de escribir bien para comunicar mejor
- ¿Estamos listos para liberarnos del papel?
-
Alberto T. 11.10.2007 - 14:45 - #
Sobre esta parte:
“Dice Williams, que si bien la mayor parte del tiempo y del esfuerzo corresponde a las fases de ejecución (completar las tareas) y de control (cuidar que todo esté correcto), éstas no son las más importantes, aunque muchos así lo crean.”
“Las fases más importantes del proyecto son inicio, planificación y cierre”… en fin, típico de un PM… el trabajo REAL (código, instalación, pruebas, análisis, funcional, …) no es importante, lo importante es poner fechas en una hojita de excel o de Project, asignar gente, hacer reunioncitas, etc, etc, … Esta lamentable visión del ciclo de vida de un proyecto es la causa del hundimiento de muchas empresas, porque esta visión conduce a un crecimiento imparable del overhead, dicho de otra forma, conduce a esa indeseable situación que todos hemos visto alguna vez: mucho jefe y poco indio.
-
hebe bravo 12.10.2007 - 07:01 - #
Alberto, no es que Meri Williams piense que la ejecución y control no son importantes, sin ellas no existirían los resultados, el producto del trabajo realizado. Creo que justamente su posición apunta a simplificar todo lo que se refiere a la implementación del PM para rescatar sólo lo útil y necesario en cada caso. Cierto acuerdo entre las partes acerca del “qué” y “cómo” debe siempre existir. Considero que una buena comunicación desde el comienzo, donde se especifique qué se intenta lograr y de qué modo se llevará a cabo, con plazos intermedios que permitan constatar el curso del trabajo, lejos de representar una pérdida de tiempo, pueden ser un gran ahorro del mismo.
Basta pensar cuántos proyectos fracasan, porque se malinterpretan los objetivos o se siguen caminos erróneos que podrían haber sido modificados tempranamente.
También es cierto, como dices, que muchas veces tras la complejidad del PM tradicional, se escudan quienes no quieren asumir la responsabilidad del proyecto. Siempre hay alguien más que debería haberse ocupado y no lo hizo.
En todo caso el PM es una herramienta, y la forma en que sea utilizada habla más de quien hace uso de ella, que de su propio valor como tal.
Gracias por tu opinión. -
Luis C. Aceves 13.10.2007 - 11:13 - #
Precisamente relacionado con este tema, los días 8 y 9 de noviembre realizaremos el Taller de Gestión de Proyectos Web de Clase Mundial.
El taller será impartido por Paulo Saavedra (www.paulosaavedra.cl) quien es experto en gesitón de proyectos web y en gobierno electrónico.
El taller se realizará en las instalaciones de la Universidad de Monterrey y tiene un costo de 2400 pesos.
Pueden ver más información y/o inscribirse en http://www.uaweb.org.mx
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David Tavarez 13.10.2007 - 13:46 - #
Encuentro que el punto de vista de Meri Williams es de alguien que nunca a tirado un codigo, nunca ha desarrollado en verdad un proyecto. Si bien es cierto que debe haber una planificacion, la experiencia nos dice que a veces ciertas tareas se dificultan un poco por X razon y a veces son cosas que uno por mas que quiera no puede evitar. Tambien el tiempo de prueba en algunos casos puede alargarse, debido a que cuando se trabaja en grupo no todos tienen el mismo desempeño.
Pienso que uno como desarrollador debe, en cierta forma, asumir cierta actitud de P.M. pero no encerrarse en un solo punto, tratar de aprender lo mas que uno pueda.
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Jose David 17.10.2007 - 14:33 - #
Me parecese excelente
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Juan Manuel 14.11.2007 - 10:19 - #
Hola yo fui al taller que se menciona arriba, estuvo muy bien, pueden descargar la presentación del Sr. Saavedra en http://www.slideshare.net/psaavedra/ppt-mty-nov2007/
Espero les sea de utilidad!!!!
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Yo considero que es más importante el diseño. Los diagramas de Pert/CPM lo demuestran.
La modificación de uno de ellos, incide sobre los otros. En realidad, es imposible prevenir cambios, pero sirve para que el cliente entienda el impacto de dichos cambios.
¿Por qué son importantes las revisiones de las partes interesadas (stakeholder) en el proyecto?
Son un mecanismo para explorar e identificar contrastes de pareceres. Sirven para detectar discrepancias y decidir el cambio de dirección necesario, en etapas tempranas. Williams recomienda realizar estas revisiones cortas y enfocadas, cara a cara, siempre que sea posible.
¿Cuál es la utilidad de las actualizaciones del progreso?
Son útiles para mantener a la gente informada sobre el progreso del proyecto total. Podrás poner señales (roja - amarilla - verde) para mostrar la etapa en la que se encuentran las diversas partes del proyecto y una discusión sobre los logros, como así también de las expectativas de ediciones futuras.
Otra cuestión a considerar es la vía de entrega de estas actualizaciones (email, en documento o en persona) y acordar con tu cliente, la frecuencia de las mismas.
Reunión de cierre y para qué sirve:
Es importante para asegurarse de que el proyecto está acabado a satisfacción del cliente. Debe centrarse alrededor del documento original de inicio del proyecto, repasar las partes que han sido entregadas y evaluar la resolución de los criterios de éxito.
También se repasan y evalúan las modificaciones que hayan podido surgir en el curso del desarrollo del proyecto. Incluye las disposiciones a futuro, es decir: un Acuerdo de Nivel de Servicio, SLA (Service Level Agreement), que ofrecerás o un Plan de Entrenamiento.
Acuerdo de nivel de servicio:
Es el documento que detalla las expectativas para los cambios y la asistencia, si es que te vas a encargar de ellos en el futuro. Incluye los tiempos de respuesta y la tasación, siempre que este trabajo no haya sido contemplado en tu contrato inicial.
Planes de entrenamiento:
Si entregas el mantenimiento a otro grupo, deberás acordar el entrenamiento apropiado para el equipo que asume el control el trabajo, como así también suministrar la documentación necesaria, que contenga recomendaciones para futuras actualizaciones.
¿Qué software recomienda utilizar Meri Williams?
Muchos de los paquetes de software diseñados, específicamente, para los procesos de P.M son demasiado rígidos y pueden no ser útiles para tus proyectos. Sugiere usar la herramienta más ligera que puedas. Elije la que te sea útil y utilizable por tu equipo de trabajo.
Conclusión:
Como señala Meri Williams la mejor forma de descubrir que puede hacer el P.M. por tus proyectos es aplicarlo. Si no en su modo tradicional, al menos en el modo minimalista, por ella descrito.
Otras lecturas recomendadas:
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Hebe Bravo
Escritora, tesista en la Licenciatura en Comunicación Social de la UNLP, Argentina. Colaboradora de la Revista digital "Persona urbana".
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