¿Cómo manejar el correo electrónico eficientemente?

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26.05.1998

¿Cómo manejar el correo electrónico eficientemente?

Por Christian Van Der Henst S. | 42,034 Lecturas
Archivado en: Productividad

Consejos para administrar de mejor manera todos los emails que una persona puede recibir diariamente en su casillero.

Correo Uno de los problemas de los webmasters y de todos los usuarios activos de la red es lidiar con todos los emails que recibimos de los visitantes de nuestras páginas, los correos de amigos o conocidos, alguno que otro mensaje informativo con consejos de algún tema determinado al que casualmente nos suscribimos y lastimosamente el SPAM o JUNK Mail.

Así que en este articulo les daré algunos consejos y tips para poder lidiar con grandes cantidades de mensajes y el SPAM.

Lo primero que hay que hacer es conseguir una aplicación reciente que se encargue de administrar nuestro correo. Existen varias opciones como el Eudora Pro, Pegasus Mail, Netscape Messanger y Outlook express de Microsoft entre otros. Las primeras 2 opciones son comerciales y las ultimas dos pueden adquirirse gratuitamente con los Navegadores Comunicator y Explorer. En lo particular prefiero el Outlook Express (La ultima versión del IE 5 está muy buena), y si se puede pagar el precio, otra buena opción es Eudora por su personalización.

En todo programa de correo se debe buscar la opción de manejar múltiples cuentas de correo, así como filtros para ayudar con la tarea de organización de los mensajes.

Y bueno, para empezar tenemos que aprender a manejar correctamente las cuentas de correo para poder leer y responder eficientemente a los mensajes fijándose prioridades. A continuación algunos consejos que pueden ser útiles:

Si se tiene un sitio de Internet popular, los visitantes enviaran mensajes de vez en cuando con preguntas similares o simplemente enviando felicitaciones. Para mejorar la administración de estos mensajes es recomendable crear algunos mensajes en un folder especial con respuestas posibles para luego solo copiar, pegar y responder. También es posible crear mensajes y guardarlos com estacionarios para solo remplazar la dirección y enviar.
Otro consejo muy útil que permitirá automatizar y agilizar las cosas es crear Filtros que clasifiquen los mensajes por titulo o por Mandatario y que los dividan en folders para luego poder contestar mensajes únicamente por tema.
En el caso de usar una cuenta Dial-up en casa para conectarse y utilizar el email es recomendable bajar el correo y luego desconectarse. Así sin utilizar el internet se pueden leer todos los mensajes y darles respuesta para luego ya enviar las respuestas al conectarse nuevamente.
Si se tiene alguna que otra suscripción a Newsletters o boletines de información de diferente tema es recomendable crear folders y filtros para ordenar estos mensajes y poder mantenerlos clasificados y ordenados.
En caso de dejar un mensaje para responderlo luego, hay que marcarlo para diferenciarlos de los demás. Esto puede hacerse ya sea con Banderas (algunos programas tienen esta opción o marcándolo como no leído. Esto evitará que deje a algún amigo o visitante esperando por su respuesta. Otra alternativa podría ser la de crear un folder llamado “Responder” o algo por el estilo donde pueden colocarse estos mensajes hasta que hayan sido atendidos.
También asegúrese de crear un folder con un nombre como “Util” o “Importante” para almacenar mensajes de suma importancia, como confirmaciones de alguna suscripción a algún sitio o lista de correo pues estos mensajes le serán de suma utilidad en el futuro.
Si hay disponibilidad de crear varias cuentas de email que envíen inmediatamente los mensajes a otra cuenta determinada (Email Forwading), es recomendable crear varias cuentas de correo para cada sitio y así permitir manejar mejor los mensajes.

name="spam">Pero eso no es todo, aparte de estos consejos, también tocaremos otro tema muy importante que hay que saber manejar para sobrevivir con una cuenta activa de internet: El SPAM o JUNK Mail… responsable de llenar casilleros y desorganizar los mensajes, así como una perdida de tiempo en el download de mensajes y en leerlos.

Para ayudar con este dolor de cabeza, he aquí algunos consejos:

1. Por cada mensajes de SPAM repetido es recomendable crear filtros que los eliminen del servidor y eviten que entren a nuestros casilleros y gasten tiempo de download.

2. Hay que tener precaución pues últimamente hay algunos mensajes que incluyen el al final una línea que dice que el mensaje está de acuerdo a los estatutos de leyes SPAM, específicamente de la sección 301 pues estas leyes ni siquiera han sido aprobadas por el simple hecho de que el internet es un servicio mundial y hasta el momento no ha podido ser regulado por ningún gobierno u organización.

3. Otra cosa muy importante es verificar la procedencia de los mensajes que incluyen un mensaje que dice que simplemente con responder REMOVE o UNSUSCRIBE en el cuerpo del mensaje se dejará de recibir estos mensajes, ya que muchos SPAMERS (Gente que se gana la vida enviando estos correos) simplemente se dan cuenta que tienen otra cuenta activa y la utilizan para enviar mas mensajes y entonces los resultados serán inversos, pues en lugar de dejar de recibir mensajes, se recibirán inclusive más. Hay que tomar cuenta que los mensajes a los que si se les puede responder con REMOVE o UNSUSCRIBE están bien identificados de las personas o empresas que los envían y a veces tienen inclusive una página para realizar el tramite.

4. En caso de ser víctima de un gran abuso de SPAM Mail es necesario tomar acción. Para esto hay que investigar el dominio donde proviene el mensaje:

Revise las propiedades del mensaje en donde pueda visualizar el inicio del código del mensaje o “Message Source” que luce algo así:

Received: from empresa.com (mail.empresa.com [123.234.345.12])
by mail.suempresa.com (8.8.7/8.8.5) with ESMTP id QAA72734 for
<suemail@suempresa.com>; Sun, 27 Dec 1998 16:23:12 GMT

Hay que tomar muy en cuenta lo primero que dice “empresa.com” pues este es el dominio de donde provino el mensaje. Luego envíe un forward del mensaje a las direcciones de email info@(dominio), admin@(dominio), postmaster@(dominio), webmaster@(dominio), abuse@(dominio) y spam@(dominio). Asegúrese de que el dominio al que va a enviar el mensaje es un dominio de un proveedor de email gratuito o de alguna compañia dedicada al Webhosting, ya que existen SPAMERS con sus propios dominios y podrían tomar represalias en su contra.

La mejor forma de revisar el tipo de dominio, es visitando el Internic y buscando el nombre del dueño o simplemente ingresando al sitio web escribiendo el dominio en la locación de cualquier browser…

5. Como consejo final, es recomendable tener algunas cuentas de email gratuitas para suscribirse a Newsletters o boletines y otros servicios sospechosos que podrían dar problemas de SPAM. De esta forma si se llega a ser víctima de abuso, únicamente hay que cancelar la cuenta de email y listo.

Recuerden enviarme sus href="http://www.maestrosdelweb.com/sitio/correo.php">comentarios o sugerencias para futuros temas y si se animan, los invito a participar escribiendo sus propios artículos.

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Sobre el autor

Christian Van Der Henst S.
Emprendedor, viajero apasionado y entusiasta del uso y promoción de tecnologías web como herramientas de educación y desarrollo social.

Comentarios

63 comentarios en total.

Unregistered 17.06.2003 - 13:20 - #

Muy bueno, pero si pudieras publicar otro con referencia a los administradores de servidores de correo, los problemas que tienen y los recursos que utilizan con respecto a seguridad, sería excelente.

juhiuyiuyiuiiohoi9oi

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vbnfgnbfbnfnbfnf
joel 01.07.2003 - 18:00 - #

mi comentario seria que se de be utlizar sabiamente
Mickel 07.07.2003 - 18:26 - #

para quien queria crear un correo electronico pero ya recomiendo estos enlaces
http://espanol.yahoo.com
http://www.mixmail.com
http://www.latinmail.com
http://www.starmedia.com
LINDA POLO 21.07.2003 - 10:32 - #

ES BUENO POR QUE AYUDASALI DE MUCHAS DUDAS
gloria 03.08.2003 - 12:58 - #

muy especifico y eficiente
Mickel 03.08.2003 - 23:11 - #

Un pequeño aporte…

>
>Este mensaje tiene unos cuantos consejos acerca del uso del E-mail.
>Es para tu beneficio y el de todos los demás. Por favor tómate unos minutos
>para leerlo.
>Es muy importante.
>
>1) ¿Que es un SPAM?
>Los Spam son los mensajes publicitarios y cosas tales como “Hágase
>millonario mientras duerme”. Por definición son : “NO SOLICITADOS”
>
> 2) ¿Cómo saben tu dirección?
>Lo más común últimamente es que se roban las direcciones de mensajes que se
>envían masivamente como los chistes y que a su vez son re- enviados con
>TODA LA LISTA DE DIRECCIONES DE EMAILS. Y después para colmo se venden e
>intercambian estas listas de E-mails con otros.
>
>3) ¿Cómo haces para evitar esto?
>
>a) Cada vez que mandes un E-mail a mas de 3 destinatarios Y NO SEA IMPORTANTE
>QUE SE VEAN ENTRE usa el BCC: o también conocido como CCO (copia invisible).
>El BCC hace que NO FIGURE la lista de destinatarios en el mensaje. POR FAVOR,
>usen CCO.
>
>b) Otra mas es que cuando hagas un forward (REENVIO) de un mensaje así te
>tomes 1 segundo, BORRA TODAS las direcciones de E-mail del mensaje anterior.
>MUY FACIL TAMBIEN.
>
>4) ¿Que son esos E-mails de “salve a una pobre niña” con cáncer ? Todos,
>TODOS esos E-mails que piden que hagas un *forward* SON MENTIRAS. Borra
>estos mails. OJO algunos traen virus o porquerías por el estilo. NINGUNA
>EMPRESA (como MICROSOFT, por ejemplo) NUNCA, JAMAS dona dinero por
>re-enviar este tipo de mensajes.
>
>5) ¿Y los virus ?
>No mandes ni abras archivos .exe, ni .doc !!, a menos que tu sepas que
>viene de alguien confiable. Ahí es el típico lugar donde van los virus. No
>basta con pasar un antivirus, los antivirus SIEMPRE están atrasados y en
>una “campaña” de E-mails en un día llegan a millones y los antivirus apenas
>van a detectarlo en una semana o más.
>
>6) ¿Y las cuentas “REMOVE” - “QUITAR”? ¡¡ES MENTIRA TAMBIEN!! Es decir,
>cuando mandan un spam ( correo no solicitado ) y te piden que si quieres
>ser quitado contestes, es solo para ver de una lista de E-mails cuales son
>verdaderas. Al responder automáticamente les estas diciendo que tu
>dirección es valida y no solo te siguen mandando sino que la venden
>masivamente a otros spams. ¡ Jamás respondas ! ¡ J-A-M-A-S !
>
>7) ¿Que más puedo hacer ?
>Cada vez que te llega un spam, hacerle un forward a la cuenta “abuse” de
>ese dominio. Por ejemplo si te viene un E-mail de UltraGay@ciudad.com
>mándaselo a abuse@ciudad.com y a postmaster@ciudad.com, JAMAS le compres
>nada al que te mande spams.
>
>8) Si eres administrador de correos por favor visita esta pagina para ver
>como combatir el SPAM : http://spam.abuse.net/ Si vas a compartir este
>mensaje con varias personas, recuerda mandarlo con BCC (copia invisible) y
>borra la dirección de la persona que te lo mando a ti que siempre queda
>grabada en el separador de reenvíos.
>
>Otra opinión:
>
>Asunto: Fw: cadenas peligrosas.
>Estimados amigos :
>Luego de trabajar por dos años en dos compañías de servicio de Internet,
>aprendí un par de cosas. Y una de ellas es lo del cuento de las cadenas.
>No hay ningún niño muriéndose de cáncer llamado Amy Bruce y, si lo hubiera,
>mucho menos la Fundación “Pide Un Deseo” (Make a Wish) va a donar nada a
>nadie.
>
>Este tipo de E-mail es fácilmente de corroborar entrando al website de la
>fundación y buscando el convenio: si fuese cierto créanme que estaría en
>el site con todo y la foto de Amy (entrar a
>http://www.wish.org/home/frame_chainletters.htm donde se habla de este
>mail específicamente). Para que no vuelvan a caer en esto y ayudemos a que
>Internet y nuestro buzón sean lugares mas limpios donde trabajar, les
>explico de que se trata.
>
>Las cadenas son instrumentos que utilizan los webmasters de sitios
>pornográficos, compañías que venden checheres, casinos en línea, agencias
>de esquemas de “dinero fácil”, empresas que negocian vendiendo listas de
>correo y otras molestas empresas que utilizan el spam para vivir.
>
>La idea es enviar una de estas cadenas que puede ser de los siguientes
>tipos :
>1- Ayudar a un niño enfermo.
>2- Que Ericsson-Nokia - Motorola están regalando celulares( ¡ Si… como no
>!).
>3- Que Volkswagen esta regalando el New Beetle. (ja-ja-ja-ja-ja-ja-ja)
>4- Que el dueño de Café Ozono es racista.
>5- Nuevos Virus : ¡¡NO lo abran!! (se llaman falsas alarmas ó Hoaxes).
>6- Bill Gates va a regalar $ 5000.00 Dólares y un viaje a Disneylandia.
>7- Del tipo que amaneció en la tina sin un riñón.
>8- Gasolineras que explotan por los celulares.
>9- Agujas infectadas de HIV+ en los cines y en los teléfonos públicos.
>10- Sulfato de sodio en tu shampoo.
>11- Procter & Gamble y su emblema satánico.
>12- Rata en canasta de KFC.
>13- M&Ms gratis durante el nuevo milenio porque MM es 2.000 en números
>romanos.
>14- Asalto en la playa de estacionamiento de Unicenter.
>15- Esto te traerá más suerte cuanto más rápido y a más personas se lo
>envíes.
>16- Envíaselo a muchas personas y también a quien te lo envió, para
>mostrarle lo mucho que lo quieres.
>
>y muchas más que, normalmente, apelan a tus sentimientos humanitarios o a
>tus ganas de que se te cumplan deseos o a tu esperanza de que, enviando
>muchas copias, mejore notablemente tu suerte o a tus miedos de que les
>pasen cosas (como las descritas en esos mensajes) a tus seres queridos o a
>tus deseos de enviar noticias ingeniosas o interesantes a tus amistades,
>etc., etc., etc. para que luego, en algún momento, estos mismos E- mails
>regresen a ellos engordado con cientos y cientos de direcciones de correo.
>Entre ellas, las de ustedes y la mía. De ahí que al poco tiempo todos
>empezaremos a recibir s spam cuyo remitente es, por ejemplo
>9022ux5mz@bankakademie. o cualquier otro, ofreciéndonos negocios en los
>que no estamos interesados.
>
>Los Hackers ingresan a través del E-mail en nuestra máquina con los famosos
>programas Netbus ó BackOrifice, pudiendo controlar nuestra PC y hacer
>estragos o hacer llamadas costosísimas a países lejanos; De hecho nosotros
>mismos, sin saberlo, se los reenviamos a nuestros amigos.
>
>Existen tres maneras de detener esto.
>1. “NO” reenvíen cadenas. Es la mejor manera de querer a sus amigos.
>Si no creen todo lo que les he explicado, al menos reenvíen las cadenas con
>las direcciones en el campo “BCC” (blind copy) y no en el campo “To”.
>
>En español, poner las direcciones en “CCO” (Con copia oculta) en lugar de
>”Para” : Al colocar las direcciones en el campo “BCC” ó “CCO”, quienes
>reciben la cadena no podrán ver las direcciones de las demás personas a las
>que también se les ha enviado (por ejemplo, este mail lo envié con sus
>direcciones en “CCO”: ¿ven que no aparecen sus direcciones?) y se detiene
>un poco el spam.
>
>2. Cuando deseen reenviar algo, borren en el nuevo mail que aparecerá
>cuando en el recibido por ustedes, hagan FWD o Reenviar, la dirección de
>quien se los remitió y de otros posibles remitentes anteriores, es decir,
>no dejen registrada ninguna dirección de correo electrónico en vuestro
>mail, a excepción de la vuestra exclusivamente. Al menos no vamos a estar
>dando las direcciones de nuestros familiares y amigos así tan fácilmente.
>Ayudémonos todos a erradicar esta plaga.
>
>Este mensaje ha sido distribuido por toda la red y se sigue propagando en
>beneficio de todos, a ciencia cierta no se conoce el nombre del autor
>original pero créanme que es cierto y comprobado todo, haz caso al
>mensaje. Cada vez somos más los que nos unimos a la lucha contra el SPAM.
>
FRANCISCO 01.09.2003 - 18:17 - #

ES MUY INTERSANTE PERO QUIERO SABER MAS YA QUE SOY MUY NEOFITO EN ESTOS ASUNTOS , POR FAVOR NECESITO MAS AYUDA ¿PODRIAN AHACERLO.
cvander 18.09.2003 - 18:56 - #

Una herramienta útil para combatir el spam la encuentra en:

http://www.spamcop.net

Ahora si no estoy mal funciona con Eudora y va de maravilla.
reyna 20.10.2003 - 13:30 - #

esta pajina es muy satisfactoria porque ayuda presisamente a los que no sabemos y apenas estamos entrando a el munda sibernetico. GRACIAS.
jorge 04.11.2003 - 19:30 - #

estaba muy buenisimo
jechu 25.12.2003 - 17:23 - #

no me parese logico su propuesta
monicaraydens@hotmail.com 17.02.2004 - 10:06 - #

quiero que no se borren los mensajes que me envian
marta 10.03.2004 - 03:33 - #

es el mejor que he conocido
saory 13.03.2004 - 12:03 - #

exelente, solo que hay muchos que no saben como crear un correo y tal vez puedan anexar algo de eso. ok.
Unregistered 25.03.2004 - 11:23 - #

necesito ayuda xfavor necesito saber como se quita una cuenta de correo elctronico(messenger)
albertovm 02.08.2004 - 15:25 - #

Me Parece Entretenido
catemaco 28.08.2004 - 22:10 - #

Alguien, me puede ayudar con algun formulario en el que al momento de llenarlo y enviarlo se cargue la informacion a una base de datos, se envie a una direccion de correo especifica y reciva una copia de este formulario algun destinatario que se registre en el
Perla Zulema 15.12.2004 - 17:08 - #

hola lo que pasa es que kiero tener un correo electronico por k ahora todos mis amigos lo tienen pero lo malo es que no se hacerlo miren intente y el gran resultado de mi busqueda por saber fue su maravillosa pagina asi k por favor ayudemenme denme los pasos a seguir pór k kiero un correo electronico (msn) por favor me podrian mandar mi respuesta al correo de mi amiga lepg_164@hotmail.com

por fa
se los suplico
GRACIAS!!!!!!!!!!!!!!!1
ATTTE
PERLA
ZULEMA
BYE.
P.D ESPERO SU RESPUESTA POR FA ME UREGE
NO KIERO SEGUIR SIENDO UNA NERDA POR NO TENER UN MSN. ayudenme
son mi esperanza.
santiagozky 15.12.2004 - 17:54 - #

sin duda un tema indispensable hoy en dia, esa informacion nunca esta de mas.
zulema, entra a mail.yahoo.com presiona registrarse y sigue las instrucciones
pablitopuga 11.09.2005 - 11:29 - #

antra al correo y te dice para que sirve
No Registrado 28.10.2005 - 14:44 - #

Hola me gustaría saber cómo puedo pasa el anntivirus a los mensajes del hotmail antes de abrirlos para evitar virus
carina martinez 19.06.2006 - 11:01 - #

deberia explicar de una manera ,mas cencilla coma crear un correo electronico
irisita 05.07.2006 - 20:14 - #

no entendi nada
erika 12.07.2006 - 11:36 - #

felicitaciones que bueno que existes y mejor aun que pongas a dispocision de otros tus conocimientos
luna 14.08.2006 - 20:20 - #

es muy buena
VOTA POR MI TRACERO 27.08.2006 - 11:19 - #

TAL VEZ SEA BUENA PARA RESOLVER DUDAS Y CREO QUE ES BUENO DECIR QUE LOS FELICITO
nancy 07.09.2006 - 20:46 - #

quisiera saber como puedo hacer para crear mi correo
la sabe nada 23.09.2006 - 23:35 - #

disculpa como activo o hago un correo nuevo
bebe_99_9@hotmail.com 03.10.2006 - 13:41 - #

excelente
carolina corodba 10.10.2006 - 12:25 - #

esta muy buena la informacion pero quiero saber mucho mas o para mejor decir quiero saber exactamente los pasos para revisar un correo porque soy nueva en el mundo del correo electronico.gracias por aceptar mi comentario
aracely 16.11.2006 - 07:18 - #

esta muy bueno!!!!!!!!
juanmi 16.11.2006 - 19:39 - #

como ago mi numbero de correo
joa 11.12.2006 - 18:54 - #

noc como crear una casilla de mail porfa ayudenme quiero chatear y no puedo
tomi 21.12.2006 - 11:15 - #

Quiero conocer amigos en la red pero no encuantronadqa de 9,10,11 mandame un mensaje y decime
Sócrates 23.12.2006 - 20:07 - #

gracias por sus consejos.
jairo 30.12.2006 - 16:33 - #

esta bien pero falta mas procedimiento gracias de todosmodos
michelle 02.01.2007 - 16:18 - #

todo es sorprendente
michelle 02.01.2007 - 16:18 - #

todo es sorprendente
octavio ortiz chavez 03.01.2007 - 14:52 - #

confirmale
lorena 06.01.2007 - 14:47 - #

que en los angeles no existen los jarochos
Magggy 18.01.2007 - 18:37 - #

Mi correo es de yahoo y ultimamente no puedo usar el cco .
Lo coloco pongo los nombres y al enviar el mensaje no sale ningun nombre .
Soy ya mayor y mis conocimientos en esto no son muchos. Trate de abrir herramientas y dar clik en ver , pero ese ver no salio .
SOS
gracias
maria mendoza 22.01.2007 - 20:13 - #

holo quiero cono ser amigos
maria mendoza 22.01.2007 - 20:16 - #

hola quiero conoser nuevos amigos
marisol 28.01.2007 - 19:42 - #

esta buenisimo nesecito aprender hacer nuevos correos
Iliana Gomez 01.02.2007 - 18:46 - #

Diganme como puedo hacer mi correo en yahoo plis diganme se los ruego
Faggot 19.02.2007 - 19:34 - #

very good story. Thx very much.
juan 21.02.2007 - 11:30 - #

kiero mandar mi correo electronico pero no me sale?…
yajaira peña 02.03.2007 - 15:22 - #

este tema es muy impotante quisiera saber mas sobre este tema gracias adios
yajaira peña 02.03.2007 - 15:24 - #

yo quisiera chatear pero no se como?
jogfev 08.03.2007 - 13:48 - #

Respect guys. Thanx for such interesting site.u
xxx babes 18.03.2007 - 08:47 - #

cool http://www.18megasite.com
Evelyn Johanna Heredia Bustamante 27.09.2007 - 14:49 - #

me parecio muy buena la historia pero lo que en realidad me gustaria saber es cuales son los pasos para crear un E-mail
juan pablo 30.10.2007 - 14:56 - #

muy buena explicaciòn
mishelle 07.11.2007 - 15:31 - #

hola mi nombre como saben ya es mishelle yo quiero saber como manejar mi correo porque no se como manejarlo porque cuando entro a mi correo me dicen que es inlegal por eso nesesito ayuda
maria valentina 01.12.2007 - 14:04 - #

yo quiero saber como se abre un correo por el otro que tenia me lo eliminaron
No sé como sé hace un correo 18.12.2007 - 20:20 - #

Yo quisiera saber como abrir un correo electrónico
evelyn 02.01.2008 - 21:12 - #

yo quiero saber como se abre un correo
marian 24.01.2008 - 11:34 - #

Por favor, si alguien puede decirme como crear macros en Outlook. Pues quiero crear un boton que abra cree un mensaje nuevo, cierto texto en asunto y en el cuerpo del mensaje.

Por su ayuda, mil gracias!!!!
yorkidia nina 27.03.2008 - 09:37 - #

yo quiero aser un correo electronico
Euraliz Zirangua 31.03.2008 - 10:49 - #

esta super padre pero quiero q me ayuden a hacer mi correo en hotmail please escribanme los pasos para hacert uno thanks
alvaro gonzalez 12.05.2008 - 14:38 - #

yo quiero aprender a abrir un correo y a chatear full
Alvaro Ayala 02.06.2008 - 12:58 - #

Me interesa sobremanera saber cómo puedo borrar las direcciones anteriores en los mensajes FORWARD que recibo, para poder reenviarlos sin que figuren esas personas. Por favor contestar a mi email. Mil gracias.

¿Cómo manejar el correo electrónico eficientemente?

Para ayudar con este dolor de cabeza, he aquí algunos consejos:

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