Guía para organizar en 5 pasos un evento de tecnología e internet

Los eventos sobre tecnología no son nada nuevo, hemos escuchado de ellos en las ciudades más tecnológicas en Estados Unidos y Europa; sin embargo, para la región Latinoamericana estos eventos se han popularizado de forma reciente, por ello hemos elaborado la siguiente guía consultando a varios expertos en el tema, tomando como base su experiencia en la organización y gestión de eventos sobre tecnología e internet en Latinoamérica.

Guía de 5 pasos para desarrollar un evento de tecnología e internet

Paso 1: Planificación del evento

Cuando planificas todo se verá reflejado en los resultados del evento, considera mantener una flexibilidad razonable para ajustarse rápidamente a los imprevistos que puedan ocurrir en cualquier momento; siempre debe haber un plan B y C para cada elemento de la planificación.

Conseguir patrocinadores: es uno de los puntos más complejos de un evento Alejandro Corpeño (@corp) encargado/creador del evento Webconflatino en Honduras, comenta que es una labor de venta larga, generalmente inicia con un email o llamada en donde le ofreces a los patrocinadores potenciales diferentes niveles o paquetes de inversión/beneficios:

Esto es seguido por varias llamadas telefónica o reuniones físicas y por lo general ajustes en los paquetes, terminando en un trato específico con cada patrocinador. Si tienes la suerte de confirmar un patrocinador grande desde el inicio, el proceso de conseguir otros del mismo nivel se facilita.

Se debe ser flexible en cuanto a los tratos de patrocinio, cada caso es diferente, algunos implican apoyo en efectivo y otros en canjes de servicios, pero lo importante es que al final ambas partes (organizadores del evento y patrocinador) obtienen un beneficio de la relación.

Rodrigo Peñalba, encargado del Encuentro 2.0 de blog y nuevas tecnologías en Nicaragua 2010, considera que es importante que el financiamiento este comprometido apoyar el evento:

Tener la estrategia de financiamiento que permita cubrir los costos y emergencias. Mínimo 6 meses antes tener el dinero, o el plan de financiamiento ya caminando.

El staff: se requiere de un equipo de apoyo suficiente para cubrir todas las necesidades logísticas que surgen previo, durante y después del evento. Alejandro, comenta que el Webconflatino este año tuvo un grupo de 20 personas en su staff:

Equipo organizador apasionado con “un sentido de misión” que no está allí solo por una remuneración económica. El equipo completo debe estar motivado por la misión de dar el mejor evento posible.

Paso 2: Curador del contenido

El curador o equipo organizador debe contemplar el cuidado de los contenidos, porque son ellos la base del evento. Rodrigo Peñalba (@penalba), trabajó como curador en la segunda edición del evento Encuentro 2.0 de blog y nuevas tecnologías en Nicaragua 2010, comenta que el curador de un evento debe plantear un conjunto de ideas claras para transmitir en el transcurso del mismo:

No se trata de llenar un auditorio de gente que habla una después de otra, sino crear un discurso que entre en la gente, en los participantes, en los otros expositores, y en los medios de comunicación que cubran el evento.

Rodrigo, agrega que el discurso se va creando desde como se agrupan los temas de los expositores, sea uno una charla técnica, una charla de una experiencia de trabajo, o una conferencia con preguntas y respuestas o si es una sesión de vídeo charlas:

Que cada expositor entienda lo que se le esta pidiendo exponer y de como calza en el programa en general. De ese modo puede preparar el enfoque de su participación acorde a la idea básica general que fijamos para diseñar el evento.

Paso 3: Crear un sitio web, registro al evento y promoción

Nico Orellana (@norellana) creador del evento Webprendedor en Chile considera que para promover un evento sobre tecnología e internet es necesario utilizar medios sociales:

Buscar buenos partners que te permitan llegar a tu público vía contenidos relevantes y usar redes sociales como Twitter y Facebook para que todos se enteren. 

Además, es clave la creación de un sitio web sobre el evento, ya que te permite presentar tu producto y todos los datos necesarios sobre el evento:

Una buena experiencia antes, durante y después del evento convierte tu evento en una real experiencia. Un evento no sólo debe ser conferencias o charlas sino algo que quede en la cabeza de tus asistentes. Algo que convierte tu evento en un antes y un después. 

Si tu evento es de pago, en Latinoamérica no es simple el comercio electrónico pero Nico explica las opciones que Webprendedor consideró al momento del registro y pago del mismo:

Paypal es una tremenda herramienta y si lo sumamos a medios tradicionales como la transferencia electrónica o el deposito en banco, la experiencia es completa. Tenemos que hacer que nuestro participante, no tenga problemas para asistir. Un buen soporte también es importante  y hoy existen muchas herramientas para conseguirlo, te recomiendo Olark.

Rodrigo Peñalba por su parte considera importante dejar claros los modos de participación como:

Si el evento tiene un costo, hay descuento en hoteles/viajes, es de inscripción gratuita, hay requisitos para la inscripción, el evento es abierto al público en general, qué beneficios tiene el inscrito, cómo se escogen los inscritos oficiales: vía récord profesional, experiencia, etc.

Además, Rodrigo afirma el uso de redes sociales teniendo suficientes información para dosificarla con tiempo como: los objetivos del evento, programa provisional, expositores y sus biografías, reseñas y entrevistas previas. Tener por lo menos con 3 meses de anticipación el blog o web oficial del evento.

Paso 4: Conferencistas nacionales e internacionales

Para Alejandro Corpeño la participación de conferencistas internacionales hace que el evento tenga un valor agregado, atrae más la atención del público y patrocinadores, ya que un evento con participación internacional es una oportunidad que no se da todos los días:

Incluir conferencistas internacionales hace que el evento en sí se vuelva internacional y así personas de países cercanos a la sede tengan interés en viajar para el evento, cubrirlo en blogs, medios sociales y hasta patrocinadores internacionales se animen a participar.

Pero, la inclusión de expositores nacionales representa otras oportunidades, Rodrigo Peñalba que en su evento incluyó participación centroamericana encontró las siguientes ventajas:

Los boletos son más baratos, se presentan casos de éxito o experiencias que suceden en el entorno local. Esto ayuda a visualizar estas experiencias no como casos lejanos que suceden allá en Silicon Valley o Europa, sino de experiencias posibles y reales que suceden aquí mismo.

Un aspecto fundamental con los expositores según Rodrigo es:

Invitar con tiempo a todos los expositores de 6 a 3 meses antes según la importancia del expositor para nuestro evento. 

Paso 5: Aspectos técnicos y networking

Infraestructura tecnológica: es importante que un evento de tecnología contemple precisamente la infraestructura adecuada para el evento, es decir, el equipo audiovisual, enlace a internet, energía y aire acondicionado en el salón.

Streaming: comprobar el audio y vídeo con suficiente tiempo, usando micrófonos y webcams independientes para controlar la calidad de la transmisión, Rodrigo Peñalba ofrece algunas consideraciones técnicas:

Para el auditorio(s) o local(es): audio (cantidad de micrófonos, inalámbricos si es posible), clima controlado o A/C, cantidad de sillas, horario para refrigerios, almuerzos y cenas. Espacio para entrevistas a medios, inscripciones, suficientes fuentes de electricidad para decenas de computadoras (cuidando del voltaje del edificio, consultar con los responsables del edificio).

Networking: para el curador del evento Encuentro 2.0 planear actividades sociales offline por las noches sirve para romper el hielo del trabajo diario:

Son más sociables por definición, una ronda de cervezas y cena hacen muchos amigos.

Alejandro Corpeño, considera que es importante los espacios de networking ya que es una de las razones por las que muchas personas participan en este tipo de eventos:

Incluir en la agenda oportunidades de descanso y networking para los participantes, estos pueden ser coffee breaks, cocteles o actividades previas y posteriores al evento. Siempre he pensado que lo que uno termina valorando más de un evento son las conexiones y nuevas relaciones que puede formar en él.

Los últimos tips:

  • Invitar gente apasionada: inspiradora y que trabaje mucho en sus proyectos dispuesta a compartir y no solo a hacer un sales-pitch de su servicio. De ser posible que estas personas no estén tan alejadas de la audiencia.
  • Avisar por adelantado las agendas: ofrecer una buena conexión, de ser posible incluso tener un par de opciones, una opción para la audiencia, otra para el staff/conferencistas/escenario, de tal forma que no se queden desconectados todos por saturación.
  • El 3G es una buena opción de backup: para que la conectividad individual también funcione.
  • Generar espacios de conversación: fuera de las salas de conferencias para tomar un café, o tener una máquina de gaseosas cerca.
  • Un WiFi que funcione: es un reto, pero hay soluciones que escalan, limites estrictos para descargas pesadas, cables ethernet para algunos o la mayoría y así como enchufes.
  • Interactuar con la audiencia: vía Twitter, el Sitio Web, SMS (para enviar avisos o hacer preguntas), que todo lo que pasa offline tenga una capa social online para
    compartir la experiencia.
  • Logística de transporte: procura asignar a una persona la responsabilidad de informar y movilizar a tus coferencistas invitados, para que tengan claro los horarios y las personas a las que deben consultar al momento de tener un problema o duda.

El desarrollo de un evento sobre tecnologías que involucran el tema de internet desde el punto de vista del diseño, desarrollo, emprendimiento, electrónica, periodismo, comunicación, comunidades, robótica y una extensa lista de temas afines es una tarea ardua que involucra una serie de personas, patrocinadores e instituciones de diversos tipos; si quieres organizar un evento de este tipo en tu país esperamos esta guía sirva de ayuda y no te olvides de compartir con nosotros sobre tu evento y si te quedaron dudas utiliza los comentarios par seguir con el diálogo.

Foto: Hola Jorlo

Stephanie Falla Aroche @stephaniefalla
Editora de Maestros del Web, autora de artículos relacionados con tecnología web, periodismo digital, comunicación y las tendencias relacionadas al internet. Productora y presentadora del vídeoblog 120Segundos. Licenciada en Ciencias de la Comunicación imparte cursos sobre periodismo digital y nuevas tecnologías a nivel universitario.
Luis Felipe
24/08/2010

Información muy útil. Muchas veces se dan por hecho muchas cosas en la organizacion de eventos y se ignoran detalles (posiblemente obvios para otros).

Un post muy interesante!

Gracias por incluirme entre los entrevistados y dejarme contar de lo que todavia estamos aprendiendo.

excelente articulo, Stephanie. Es valisisima la informacion, y espero que estos eventos se replican mas frecuentemente en nuestros paises.
saludos,
@RolandoPeralta

    Hola Rolando, que gusto saludarte nuevamente por este medio, fue un gusto conocerte en Honduras y sí esperemos ver más eventos de este tipo en nuestra región para seguir aprendiendo, saludos!

Interesante y útil, sobre todo para los que nos dedicamos a la organización de eventos. Gracias por compartirlo.

Un saludo

Muy buenos consejos Stephanie! :D . . Bastante útiles para los organizadores de próximos eventos :D . . Saludos!

= Buena info, Gracias, para diciembre hay un evento que tengo que ayudar a coordinar y pues, me parece que esta es una gran ayuda!…
haha, haha justo como agua de mayo!.. haha

Algo tarde nos viene el artículo, pero todavía logramos rescatar muchas cosas, soy parte de la JD de COECYS 2010.. y nos va a servir bastante! Gracias!!!!

Interezante Post.

Muchas veces los párticipantes de los eventos, no saben lo dificil que es montar uno, ademas que los realizar un evento conlleva; llamadas, e-mail, reuniones, hacer muchos documentos formales, lidiar con personas, desveladas, uffffffffffff y una serie de cosas mas.

Gracias Rodrigo por el evento en Nicaragua y Stephanie por este post…!!!

    Ricklennie, claro, la logística de un evento es ardua y sí los participantes no saben todo esto a considerar así que mientras más aprendamos sobre ello mejor. Saludos!

Excelente la info, perfecta para un evento grande. Para eventos locales pequeños es un poco más fácil, pero estas bases siempre sirven de guía para mejorar algunas cosas que tal vez no se hacen.

    Luisa, creo que grande o pequeño el evento, cuidar hasta el último detalle es fundamental, al final tu planificación del evento se ve reflejada en los resultados del mismo. Saludos!

muchas gracias por esta información, esta bien tener en cuenta las bases que expones, aparte me vendrán bien porque estoy haciendo una asociación cultural ^^

Oscar Rodas
25/08/2010

¡Que buena información y será de mucha utilidad! ¡Esperen el FIT (Foro de Innovación Tecnológica) en Guatemala!

Mil gracias por compartir. Muy útil!

Hola buenas, es muy interesante la propuesta y muy completa siempre que consigas el primer punto por supuesto estar bien subvencionado y lograr el patrocinio de toda la organización del evento. Gracias por el aporte.
un saludo.

Andres Zendejas Frias
25/08/2010

Hola Stephanie, muchisimas gracias por el post, informacion muy útil, me apoyaré en gran medida de esto y otras experiencias locales, de nuevo muchisimas gracias :D

Muy interesante y muy útil este artículo, en especial cuando muchas personas estamos dando un uso cada vez mayor a los webinars y, a su vez, nos proponemos dar uso a esta herramienta para nuestros objetivos de comunicación y de negocios.
Saludos.

Pues ojala que los organizadores de eventos lean este post y den más impulso a los eventos de tecnología de Internet, siempre vemos el mercado saturado de conferencias, seminarios y demás eventos empresariales con los mismos temas año tras año. Los eventos son la mejor oportunidad para llegar a los empresarios y que conozcan más de las nuevas tecnologías de Internet.

Muy útil, ¿pero quizás con “curador” querían decir “comisario del evento”? Bueno, al menos en España se los conoce así. Saludos. ;)

    Cristina, que gusto leer uno de tus comentarios de nuevo en el sitio, la palabra “curador” la utilizó Rodrigo en el evento que se llevó a cabo en Nicaragua, en la región centroamericana se escucha adecuado decir curador que se asemeja al trabajo que realiza una persona en la organización de una exposición de arte y lo que tu indicas también es adecuado, gracias por mencionar como lo dirían en España. Saludos!

[...] Del Web after the 2.0 Meeting created a “Guía para organizar en 5 pasos un evento de tecnología e internet,” (Guide to organize a technology and Internet event in 5 steps) where part of the process of [...]

Muy buena información y muy interesante.

guille2105
2/09/2010

muy buenos los comentarios, la info y demas. Ya veremos si aca en Lima podamos hacer algo así, ya se hicieron eventos pequeños y medianos ahora nos falta el grande…

Enrique Cardenas
4/09/2010

Claro, las universidades tecnologicas, estan llamando mas la atencion en donde estudiar ahora. No importa que sean de pago. Las nuevas generaciones estan corriendo para prepararce. Y son ellas las (Universidades tecnologicas) las que en todo momento tendran que hacer la comvocatoria a estos tipos de eventos, bien por el post.
Pero esto nos lleva a unas preguntas importantes. ¿Cuantas universidades tecnologicas hay en nuestros paises? Y cual seria la mejor….? ¿Y realmente nuestras universidades estatales estaran sumandose a esta tendencia?

Saludos.

[...] en usar iPad en España – Directo al paladar Zapegato.tv – Ahora un magazine de videos Nacionales 5 Pasos para organizar un evento de tecnología – Maestro de la Web Juegos de Cultura Online Ping la nueva red social de Apple – Video [...]

GROLI
16/09/2010

muy interesante la infor..gracias

[...] Maestros del Web window.fbAsyncInit = function() { FB.init({appId: "", status: true, cookie: true, xfbml: true}); }; (function() { var e = document.createElement("script"); e.async = true; e.src = document.location.protocol + "//connect.facebook.net/en_US/all.js"; document.getElementById("fb-root").appendChild(e); }()); Share and Enjoy: [...]

Martin Fischer
9/12/2010

Excelentes los tips para organizar un evento. Destaco el tema de tener un “curadorde contenidos” en el staff del evento. He asistido a muchos eventos que no han sabido hilar las diferentes charlas. La ultima que asistí fue terrible, 2 speakers hablando de casi lo mismo!
Sobre el registro y cobro del evento, recomiendo a todos una herramienta online llamada Eventioz.com que funciona muy bien en Latinoamérica y tiene medios de pago locales en algunos países. He visto que es muy usada en eventos de tecnología en diferentes países.
Saludos y agradecimiento a Stephanie por la interesante nota.

Los acontecimientos de 2011 y 2012: Shaul Mofaz, en la primavera de 2011, el primer ministro israelí es de 14 a 15 meses después de llegar al poder que a Israel a destruir el Islam es Lashkar – Siria en el verano de 2011 por la ocupación jordana antes de esta guerra nacionales – con la muerte de Abdullah Arabia están sufriendo de los disturbios – la revolución está en Egipto para evitar que las fuerzas occidentales, la revolución en la primavera de 2011 entró en este país son

En la primavera de 2011, el norte de Israel han terremoto – 45P/Honda-Mrkos meteoros del cometa en agosto 14 a 20 son los más grandes chocar con el suelo se reduce en el este de Asia – una gran estrella en el cielo del este a punto de estallar tres o siete día será signos visibles de combustible es el Imam Mahdi – Jesús entre los meses de mayo-agosto 2012 en Palestina aparece

Magnífico stephanie, he aprendido muchísimo. Tengo a mi cargo la promoción del simposio Milenio Abierto y entre las cosas que hago esta el blog pensamientoiberoamericano.blogspot.com, pero ahora me doy cuenta que aun faltan muchos poquitos para estar a la altura de lo que se puede hacer. Te agradezco mucho este spot.

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